Planifier un retour au bureau sécuritaire pour vos employés dans le contexte de la COVID-19

La rentrée signifie pour beaucoup d’employés un retour au bureau après plusieurs mois passés en télétravail suite à la pandémie qui sévit depuis quelques mois.

Or, le rappel au bureau de nos ressources ne s’improvise pas dans la situation que nous vivons. Nous avons été sollicités à plusieurs reprises pour transformer vos bureaux en espaces sécuritaires et c’est tout naturellement que nous est venue l’idée de vous partager quelques pistes de réflexion sur les solutions pouvant être mises en place pour vous aider dans votre réaménagement.

Bien évidemment, chaque entreprise a son propre « A.D.N », et ces solutions ne sont pas universelles. Cependant, nous pouvons vous aider à faire un choix éclairé des meilleures alternatives selon votre profil d’entreprise, vos moyens et votre budget.

Considérer la condition psychologique et émotionnelle des employés avant tout

Dans une telle transition, le facteur humain doit absolument être avant tout, au cœur de vos réflexions. Les enjeux, le ressenti varient selon chaque personne.

Tout d’abord, chaque être humain dispose de son niveau de confort face à l’exposition éventuelle qu’implique un retour au bureau, et des retombées qu’une telle pathologie pourrait avoir comme conséquences sur sa santé.

Également, durant ces derniers mois, beaucoup ont souffert des chamboulements que le télétravail forcé a entraîné. Pour certains, la conciliation travail-famille a été extrêmement difficile à gérer et seront probablement ravis d’un retour à la normale.

En bref, chaque employé vivra cela à sa façon. Le principal est de rester à l’écoute et de prendre le pouls dans vos équipes afin de trouver une solution qui devra peut-être être adaptée selon les cas. Laissez-leur le temps de s’adapter, ou la possibilité de décider d’un retour éventuel.

Le télétravail

Si le télétravail relevait de la normalité pour certaines entreprises, pour d’autres en revanche, la transition brutale s’est avérée bien plus complexe à gérer et ont souffert de ce nouveau mode de travail qui s’imposait à elles.

Or, le télétravail est là pour rester. Il doit maintenant faire partie de votre équation : bureau partagé et bureau à la maison; au cas non souhaitable où un deuxième confinement serait à prévoir.

Définir les fonctions admissibles

Certains types de postes se prêtent tout à fait au télétravail, alors que d’autres nécessitent une présence au bureau pour des raisons opérationnelles ou techniques. Il faudra alors évaluer les rôles et les tâches pour décider de la possibilité ou non d’effectuer du travail à distance.

Fournir de l’équipement fonctionnel et adapté

Travailler depuis la maison ne s’improvise pas. Un employé est responsable de pouvoir disposer chez lui d’un environnement propice au travail. En revanche, l’employeur doit lui fournir le matériel et la technologie nécessaire pour effectuer son travail de manière performante, sécuritaire et ergonomique.

Nous avons mis en place des programmes d’achats pour que les entreprises puissent faire bénéficier à leurs employés de l’achat de mobilier ergonomiques et adaptés, selon leur budget.

En fonction de leurs moyens, certaines compagnies choisissent d’offrir ce matériel à leurs employés, ou bien absorbent une partie des couts reliés à l’achat. Ceci évite aux employés un stress supplémentaire, en pouvant magasiner facilement du mobilier et des accessoires qui sont reconnus pour leur qualité supérieure et qui disposent d’atouts ergonomiques.

Une politique claire et bien communiquée

De ce fait, il est impératif de mettre en place une politique de télétravail. Un accord clair et précis pour plus de fluidité dans lequel l’employé sera confortable, et qui évitera des situations de confusion et d’éventuels débordements.

Mettre l’emphase sur la communication

Le seul moyen de garder le lien avec vos ressources repose sur la communication. Gardez donc le contact via une plateforme d’échange instantanée (telle que teams), prenez le pouls de vos équipes sans tomber dans le micromanagement, en privilégiant les échanges sincères et réguliers.

Faire confiance

Votre modèle de gestion de la performance devra peut-être être ajusté. On peut tout à fait s’assurer que son équipe performe et est productive malgré le manque de contrôle qu’implique le télétravail, en se basant sur la qualité des livrables et le respect des échéanciers. Faites confiance à vos employés. Ce n’est pas parce qu’ils ne sont pas physiquement au bureau que le travail n’est pas effectué.

De plus, en télétravail, l’employé est moins souvent dérangé et dispose d’une plus grande capacité de concentration. Alors, s’il passe peut-être un peu moins de temps assis derrière son bureau en raison d’enjeux familiaux, le temps passé devant est bien souvent plus efficace.

Une confiance mutuelle est donc nécessaire pour réussir l’intégration de ce mode de travail avec brio.

Le rôle qu’occupent vos bureaux

Le bureau était jusqu’à présent pour bien des gens, l’équivalent d’une 2e résidence. On l’avait pris pour acquis, cela faisait partie de nos habitudes. On se levait chaque matin avec l’éternelle routine « Métro, boulot, dodo ».

On retrouvait avec plaisir nos collègues pour échanger de tout, de rien. On profitait d’une synergie incroyable.

Mais est arrivé le coronavirus. Durant les prochains mois, la prochaine année, peut-être plus, le bureau ne sera plus celui qu’il était auparavant.

Cependant, le télétravail à temps complet n’est pas idéal et beaucoup seront bien heureux de pouvoir mettre de nouveau les pieds au bureau pour connecter avec leurs collègues, ou bien encore, avoir accès à des ressources matérielles telles que les imprimantes, les matériauthèques, etc. Le bureau deviendra un peu leur boîte à outils, et l’endroit où ils viendront pour collaborer, pour partager l’information et aussi pour l’attrait principal du bureau : l’ambiance, tout simplement.

Le défi principal sera donc de rendre notre bureau attrayant, et surtout sécuritaire, pour que chacun se sente confortable lorsqu’il sera présent.

L’aménagement des bureaux

Réaménager un bureau suite aux recommandations de la santé publique peut s’avérer un vrai défi selon l’espace disponible dans les locaux.

Tout d’abord, il faut considérer le facteur de distanciation sociale : les bureaux devront être davantage espacés si la configuration actuelle le permet, ou bien des places assises devront être condamnées. Les dégagements devront permettre une circulation fluide dans le bureau afin de limiter le contact entre personnes.

Pour se faire, Groupe Focus a pensé à tout, et met à votre disposition un ensemble de fiches de signalisation à télécharger gratuitement!

Si c’est le moment pour vous d’investir dans du nouveau mobilier, des bureaux flexibles et facilement configurables tel que la collection Cityline de Teknion, seront un choix éclairé et parfaitement adapté à la situation.

Dans certains cas, des écrans séparateurs devront être installés. Nous vous recommandons d’opter pour du matériel de qualité, qui sera certes plus dispendieux, mais aussi plus beau, plus fonctionnel, et surtout qui durera de longues années.

Dans tous les cas, soyez prêts avant le retour de vos employés au bureau. Mettez en place un règlement sanitaire interne qui sera partagé à tous, et mettez à disposition de vos employés un nombre suffisant de stations de désinfection.

Encouragez-les à épurer le plus possible leurs surfaces de travail, en leur offrant la possibilité de ranger leurs effets personnels dans du rangement adapté (caisson, vestiaires, etc.)

Enfin, sondez vos équipes

Il va de soi que les premiers concernés devraient être entendus. Prenez le pouls au sein de vos équipes, soyez à l’affut de leurs moindres questionnements ou inquiétudes. La communication fait partie intégrante du succès dans le plan de match d’un retour éventuel au bureau.

Par exemple, vous pourriez leur demander :

• Comment comparez-vous votre niveau de concentration entre la maison et le bureau?
• Qu’est-ce qu’il vous manque le plus du bureau?
• Si vous pouviez emmener un élément de la maison au bureau, quel serait-il? (Et vice versa!)

Pour finir, soyez à l’écoute, soyez curieux, faites-vous confiance, entourez-vous de professionnels qui trouveront les meilleures avenues pour votre situation et surtout, soyez humains!

Vous n’avez pas eu la chance d’assister à notre webinaire « Planifier un retour au bureau sécuritaire dans le contexte de la covid-19 »?

Ce n’est pas trop tard! La présentation est disponible pour visionnement en cliquant directement sur l’image ci-dessous.