Les avantages et les désavantages des postes assignés VS non-assignés

L’année 2020 a été une année qui a soulevé beaucoup de remises en question sur la valeur du bureau en entreprise. Le télétravail est devenu la norme pour beaucoup, ce qui ouvre la réflexion sur la meilleure façon d’adapter ses espaces de travail face à cette tendance qui sera encore là pour quelques mois, et qui peut-être restera.

Le bureau est en pleine mutation et c’est donc le moment opportun de prendre le temps d’analyser l’occupation de nos espaces de travail et de nos besoins réels en matière d’aménagement.

L’importance d’une bonne réflexion

Il est primordial de se poser les bonnes questions lorsque vient le temps de réaménager son bureau, en ayant une vision 360 et avant tout, un regard tourné vers l’avenir. Le bureau doit rester versatile et multifonctionnel pour s’adapter au fil des années, mais voici les points importants à considérer :

• Le bureau doit bonifier le sentiment d’appartenance des employés envers leur environnement de travail. Il doit être à la fois sécuritaire et chaleureux, tout en répondant aux besoins de l’employé.
• Les espaces doivent être optimisés selon leur utilisation réelle : à quel point l’aire du bureau est-elle utilisée? Effectivement, à Montréal le prix moyen du loyer par pied carré se situe bien au-dessus de 30$, on ne peut que conclure que l’espace demeure un enjeu crucial pour les entreprises.
• Le budget doit être alloué en fonction des besoins. Par exemple, il faudra peut-être considérer l’aménagement de davantage d’espaces de collaboration ou à contrario d’espaces favorisant la concentration.

Postes assignés et non assignés : faire le bon choix pour son organisation

Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaise réponse, mais voici selon le type de poste les points important à retenir :

Postes assignés, ce qu’il faut savoir.

C’est la formule que l’on retrouve depuis toujours pour ses avantages :

• Un certain confort : chaque matin on s’installe à notre bureau, notre chaise est parfaitement réglée, l’écran est à la bonne hauteur.
• Au travail comme à la maison : un poste attitré permet d’humaniser son bureau en le personnalisant, à l’aide de quelques photos ou d’une belle plante.
• Des outils de travail à disposition et à portée de main en tout temps.
• Une notion de confidentialité avec la possibilité d’y laisser des documents importants sous clé, notamment lorsque la fonction implique la détention d’informations sensibles et privilégiées.
• L’esprit communautaire, une cohésion d’équipe sous-jacente, puisque par défaut, les gens tissent des liens étroits avec les personnes travaillant à leur proximité et qu’ils côtoient chaque jour.

Opter pour des postes non-assignés

Tout d’abord, il est important d’analyser en profondeur les points suivants :

• Est-ce applicable à votre type d’entreprise?
Les fonctions occupées par vos employés doivent permettre le partage de postes. Les personnes souvent en déplacement ou en réunion, seront plus à même de partager un espace, étant eux-mêmes très mobiles.
• La technologie en place, permet-elle le partage de postes?
Est-ce que les employés disposent d’ordinateur portables et de cellulaires? Les branchements électriques sont-ils facilement accessibles pour se brancher rapidement sans effort physique?
• Vos employés sont-ils ouverts au changement? La meilleure façon d’effectuer une telle transition et de les impliquer dans le processus afin de leur démontrer que leur opinion est importante pour vous.

Voici quelques pistes de solution pour des postes bien réfléchis.

Bien choisir ses rangements

• Investir dans un vestiaire où chaque employé disposera d’un emplacement pour y entreposer ses effets personnels.
• Privilégier les rangements ouverts qui dissuadent à l’appropriation puisque celui-ci ne se ferme pas.
• Opter pour des rangements mobiles qui permettent de déplacer rapidement et facilement son matériel.

Intégrer la technologie

• Prévoir des prises de branchement électriques au-dessus de la surface du bureau est indispensable pour ne pas avoir à se contorsionner pour brancher rapidement son ordinateur. D’ailleurs, des solutions simples existent, comme des modules placés directement sur la surface. Certains bras moniteurs permettent aussi le branchement de câbles USB (très pratiques pour recharger rapidement un cellulaire très sollicité et remplaçant une ligne de téléphone fixe), en plus de désencombrer et de faciliter le nettoyage du poste de travail.

Créer des « zones » pour se retrouver facilement entre collègues

• Par projet, ou par département, il est ainsi plus facile se savoir où retrouver les personnes avec qui l’on aurait besoin de collaborer ou de discuter, tout simplement.

En somme, un aménagement réussi est l’addition de la prise en compte de plusieurs facteurs. De ce fait, une analyse doit être faite pour déterminer quels sont les outils nécessaires pour que l’employé puisse bien performer. Les impliquer dans le processus de décision permet de leur démontrer que leurs opinions sont importantes pour vous, en plus de vous permettre d’obtenir peut-être, des solutions que vous n’auriez pas envisagées.

Pour finir, nous vous recommandons d’impliquer des professionnels en aménagement d’espaces de travail tel que des architectes ou des designers. Être bien entouré est extrêmement important lors d’un réaménagement afin de prendre des décisions éclairées selon vos besoins d’entreprise.

Nous disposons chez Groupe Focus de ressources internes qui seront en mesure de vous supporter dans ces démarches. Contactez sans plus attendre l’un de nos conseillers!

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