Comment optimiser les Bureaux de PME dans un petit espace?

En affaires on dit bien souvent que le temps c’est de l’argent, mais qu’en est-il de l’espace?

Quand on sait que le taux d’inoccupation des espaces de bureaux au centre-ville de Montréal perce à peine les 10 % et que le prix moyen du loyer par pied carré se situe bien au-dessus de 30$, on ne peut que conclure que l’espace demeure un enjeu crucial pour les entreprises. Que ce soit dans le cadre d’un réaménagement, d’une nouvelle construction ou encore d’une relocalisation, les organisations rencontrent la plupart du temps des enjeux de rentabilisation du pied carré et d’optimisation de l’espace.

Cette réalité est encore plus avérée pour les PME où l’espace de bureau est souvent restreint. Il devient alors encore plus essentiel pour les entreprises d’optimiser leurs milieux de travail.

Voici donc  5 conseils afin d’optimiser vos environnements de travail et de rendre votre espace de bureau plus performant.

1. Utilisez l’espace de votre salle de réunion à son plein potentiel.

Il peut être ingénieux d’utiliser l’espace de votre salle de réunion pour organiser différents types d’événements. On peut par exemple opter pour une série de tables de formation avec une série de chaises empilables. En plus de procurer à l’environnement un look moins corporatif, ce type de solution permet de reconfigurer l’espace selon différents besoins et de tenir plusieurs types d’événements au sein d’une seule et même pièce!

Comme le démontrent les illustrations ci-dessus, les tables peuvent facilement être positionnées en U pour une réunion, ou bien encore en rangées pour une formation. Également, elles peuvent être rapprochées pour une séance de travail ou bien emboîtées ensemble afin de les ranger efficacement pour un événement qui nécessiterait de libérer l’espace (atelier yoga, 5 @ 7, etc.)

2. Réduisez le rangement excessif.

En plus d’augmenter considérablement le coût d’un poste de travail, le rangement excessif peut également occuper l’espace de bureau inutilement.

Pour réduire le rangement, une bonne astuce consiste tout d’abord à favoriser la numérisation des documents. Moins de papier, moins de besoins de rangement. La réduction du volume d’impression permet également de réduire l’empreinte écologique de l’entreprise. Cependant, sans même réduire le volume d’impression, nous recommandons toujours à nos clients d’ouvrir les tiroirs et d’évaluer les réels besoins en rangement. La plupart du temps, ils sont surpris du nombres de tiroirs à moitié vides. Finalement, même en conservant le même volume de rangement, il est possible de le repenser stratégiquement au moment de l’aménagement de façon à réduire l’espace qu’il occupe!

Dans l’exemple ci-dessus, le rangement additionnel n’occupe pas d’espace inutile et il est positionné afin de séparer les deux postes de travail. Le rangement offre également une surface de travail supplémentaire sur laquelle il est possible de travailler debout.

3. Optez pour des solutions d’aménagement à fonctions multiples.

Quand vient le temps de choisir son mobilier de bureau, il peut parfois être difficile de trancher entre différents types d’applications. De façon générale, ce conseil consiste donc à choisir des éléments de mobilier non pas en fonction d’une seule utilisation, mais bien en fonctions des multiples possibilités d’utilisations complémentaires.

Par exemple, les tables de la collection Zones de Teknion ci-dessous peuvent servir d’espace de réunion, de mobilier de cafétéria, d’espace de collaboration ou encore de poste de travail improvisé pour quelqu’un qui serait en visite.

Dans l’illustration suivante, la collection Ledger permet d’intégrer différentes fonctions à un îlot de rangement. Ainsi, cette application peut à la fois servir de solution de rangement, de surface de travail permettant de travailler debout et d’aire de rencontre.

4. Intégrez des espaces de collaboration à même les îlots de travail traditionnels.

Il arrive souvent que les PME négligent les espaces de collaboration au profit de postes de travail traditionnels à cause d’enjeux reliés à la superficie disponible. Or, il n’est pas toujours nécessaire de choisir entre les deux types d’applications et un espace de collaboration peut très bien s’intégrer naturellement à un îlot de travail.

Dans l’exemple illustré plus haut, on retrouve une série d’ottomans faisant face à un tableau d’un côté et une table haute de l’autre côté, permettant différents types de rencontres. On peut organiser une session de brainstorming en groupe d’un côté, et une brève rencontre avec un collègue de l’autre. L’électricité demeure en tout temps accessible puisque la gestion s’effectue à même la structure des postes de travail.

5. Démocratisez l’espace de travail!

Une tendance que l’on retrouve de plus en plus souvent en aménagement de bureau consiste à démocratiser l’espace de travail. Dans certaines grandes corporations, les bureaux fermés ont totalement été abolis afin de récupérer cet espace et l’investir dans des salles de repos, aires de collaboration, etc. L’idée est d’utiliser l’espace collectivement au lieu d’individuellement. La tendance semble s’étendre aux espaces de bureau des PME. De nombreux dirigeants offrent par exemple à leurs employés d’utiliser leur bureau comme salle de rencontre additionnelle quand ils sont absents du bureau. Dans l’exemple illustré plus bas, l’utilisateur peut travailler face au mur et se retourner quand il reçoit des visiteurs. En son absence, l’utilisateur peut fermer ses tiroirs à clé et son bureau devient ainsi une salle de rencontre additionnelle!

Ces quelques astuces ne représentent qu’un petit échantillon des possibilités qui s’offrent aux entreprises lorsque vient le temps d’aménager leurs environnements professionnels. L’acquisition de mobilier représente un investissement important pour une PME et les possibilités sont innombrables alors il est important d’être bien accompagné afin de prendre des décisions éclairées et réfléchies! Chez Groupe Focus, notre mission consiste bien souvent à accompagner nos clients PME dans la spécification du mobilier de façon à maximiser la fonctionnalité de leur environnement professionnel et de leur espace de bureau.

Vous avez besoin d’accompagnement pour l’aménagement de votre espace de bureau? Contactez-nous!

Produits et illustrations : Teknion