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5 étapes d’un projet d’aménagement de bureaux

Le bon déroulement d’un projet d’aménagement de bureaux est bien souvent attribuable à une planification adéquate. Bien que chaque projet d’aménagement soit unique en soi, certaines étapes reviennent naturellement à chacun des projets. Voici donc un survol des 5 étapes importantes d’un projet d’aménagement :

1. Prendre la décision de se lancer dans un projet d’aménagement

Les raisons qui peuvent pousser une entreprise à se lancer dans un projet d’aménagement des bureaux sont nombreuses. Voici quelques éléments déclencheurs pour entreprendre un projet d’aménagement de bureaux :

  • La croissance de l’entreprise occasionne un besoin d’espace supplémentaire
  • L’entreprise désire revoir son image corporative et moderniser son environnement de travail
  • L’organisation désire attirer de nouveaux talents et retenir les talents existants
  • L’entreprise vient de procéder à une fusion ou une acquisition
  • L’entreprise désire investir dans du capital immobilier

Une fois la décision prise, le client doit s’entourer des collaborateurs nécessaires. Si certains projets d’aménagements de bureaux sont gérés directement par le client, la plupart des projets nécessitent l’embauche d’un architecte, d’un designer, ou encore d’un gestionnaire de projet qui accompagnera le client tout au long du processus. Le rôle du fournisseur est alors de se mettre à l’écoute des besoins du client et d’appuyer les différents collaborateurs mandatés pour toutes les questions relatives au mobilier de bureau.

2. La définition des besoins et la spécification du mobilier
Définition des besoins

De manière générale, on peut imaginer cette étape comme un entonnoir : au début, toutes les options d’aménagement sont envisageables et peu à peu, les besoins sont précisés. Dans l’ouverture et l’écoute de vos besoins, votre fournisseur sera avant tout un stratège, et un conseiller en aménagement. Grace à son expertise, il sera en mesure de vous amener vers une solution, qui sera la meilleure pour vos besoins. Au début, il s’agit surtout d’analyser les plans des futurs locaux et de s’entendre sur la division de l’espace. Nous qualifions ensuite davantage les besoins du client en lui posant des questions plus précises. Voici quelques exemples :

  • Est-ce que les usagers auront besoin d’aires de collaboration ou de repos?
  • Quelle sera la portion des usagers en aire ouverte?
  • Les postes de travail seront-ils assignés ou libres d’accès?
  • Est-ce que le client souhaite se procurer des postes ajustables en hauteur?
  • Les usagers auront-ils besoin de beaucoup de rangement?
  • Quelles sont les solutions informatiques avec lesquelles travaillent les usagers?
Spécification du mobilier

On entre ensuite dans l’étape de la spécification du mobilier. Concrètement, il s’agit par exemple de déterminer les dimensions exactes du mobilier, de choisir parmi les types de finis (choix de tissu, choix de matériaux pour les surfaces, etc.). Chez Groupe Focus, un spécialiste technique est impliqué sur chacun des projets afin d’aider le client et ses partenaires à la spécification du mobilier. Notre approche est basée sur l’écoute.

3. La sélection finale du produit et le passage de la commande

Plusieurs éléments peuvent entrer en ligne de compte lorsque vient le temps de sélectionner une solution finale. En voici quelques-uns :

  • Les différences de nature budgétaire
  • La qualité et la durabilité du produit
  • La provenance des produits proposés
  • Les recommandations des collaborateurs mandatés
  • L’esthétique des produits proposés

Il est important de s’assurer de comparer des produits équivalents étant donné que certains détails peuvent avoir une grande incidence sur les prix proposés. Une fois la commande procédée, celle-ci entre en production chez les différents manufacturiers. Chaque commande est unique et les délais de productions peuvent être considérables dans l’industrie. C’est notamment pour cette raison qu’il est primordial de considérer la question du mobilier le plus tôt possible dans un processus d’aménagement de bureaux.

4. La livraison et l’installation du projet

La réussite d’un projet d’aménagement de bureau réside souvent dans la qualité opérationnelle de l’exécution. Chaque étape importante comprend son lot de défis. Une équipe dédiée et hautement qualifiée s’assurera de prendre en charge les points suivants :

  • Assurer la coordination avec les autres corps de métier sur le chantier
  • Superviser l’équipe d’installation et prévenir les erreurs d’installation
  • S’assurer de la propreté et de la qualité du travail de nos équipes
  • Assurer la réception de la marchandise sur le site
  • S’assurer de respecter les échéanciers préétablis

Une équipe d’installation certifiée et expérimentée peut sauver bien des maux de tête et peut très bien faire la différence dans un projet d’aménagement de bureaux.

5. L’accompagnement après-vente

Une fois l’installation complétée, il arrive parfois quelques déficiences surviennent. L’équipe de contrôle qualité se doit de prendre en charge le règlement et à la prévention de ces déficiences. Le but est d’accompagner le client jusqu’à la toute fin du projet et même au-delà afin d’apporter les derniers ajustements. Il est également important de s’assurer que les usagers reçoivent une formation adéquate concernant l’utilisation des produits.

Idéalement, il est important d’entretenir une relation de qualité avec les clients, de demeurer disponible et de les informer des dernières tendances de l’industrie.

Comme mentionné précédemment, chaque projet est unique et le rôle de tout un chacun varie en fonction de l’envergure et de la nature du projet. De la prise de décision jusqu’à l’installation de votre projet, Groupe Focus est en mesure de vous appuyer dans votre projet d’aménagement de bureaux.

Vous avez besoin d’accompagnement pour un projet? Écrivez-nous!

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