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Team Leader – Coordonnateur (trice) aux ventes

  • Ville : Varennes
  • Secteur d’activité : Ventes
  • Type d’emploi : Permanent à temps complet

Description

Sous la supervision du directeur opération, le titulaire du poste aura comme principale tâche d’assurer le support administratif à son équipe de représentants et/ou de chargés de comptes. Il constitue le point central entre le processus de vente, de l’installation, de la comptabilité et du service à la clientèle de l’entreprise. Il est responsable de la précision du processus de commande, de facturation et de la planification des opérations d’installation chez le client. Au besoin, il réalise différentes tâches cléricales requises pour l’ensemble de l’organisation incluant le remplacement de la réceptionniste.

Responsabilités

Liste des principales responsabilités de la fonction :

Section gestion (team leader) :

  • Implication lors du processus de recrutement;
  • Responsable des relations avec nos manufacturiers (département de prise de commandes et service à la clientèle);
  • Responsable de l’intégration et de la supervision de la formation pour les nouvelles coordonnatrices ainsi que la formation continue;
  • Participer aux améliorations des processus opérationnels;
  • Planifier des rencontres organisationnelles avec les autres services (CAD, IFI, contrôle qualité, comptabilité) pour assurer la progression et l’évaluation des relations d’affaires internes;
  • Superviser les périodes de vacances;
  • Superviser les périodes de surplus de tâches (distribution des tâches).

Section coordonnatrice aux ventes :

  • Effectuer la préparation, la validation, la vérification et l’entrée de données relatives aux soumissions ainsi que toutes les étapes nécessaires à la réalisation des contrats de vente conformément aux spécifications du guide des procédures ;
  • Assurer le suivi des diverses commandes et des appels de service, confirmer les dates de livraison et effectuer la planification des dates d’installation ainsi que des ressources requises en fonction des particularités présentes chez le client (présence d’ascenseur ou non, quai de chargement, espaces limités, etc.);
  • Réaliser la coordination requise entre le client, le représentant et les divers départements tels que l’installation, l’entrepôt, les dessinateurs, la facturation ainsi que les manufacturiers;
  • Effectuer le suivi des appels de service, rédiger la correspondance requise et transmettre l’information pertinente aux clients et intervenants internes et ce tant par téléphone, par courriel ou en personne;
  • Réaliser les activités administratives requises une fois les dossiers fermés ainsi que toutes les validations nécessaires à la précision des commandes et de la facturation;
  • Travailler en étroite collaboration avec son équipe de ventes;
  • Participer aux diverses réunions de son département;
  • Réaliser toutes activités connexes que le titulaire du poste est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Diplôme / formation académique requise

Diplôme d’études secondaires (DES) ou encore professionnelles (DEP) en bureautique ou l’équivalent.

Expérience spécifique requise

Minimum de deux (2) années d’expérience dans un poste administratif.

Habiletés manuelles et/ou techniques recherchée

  • Habileté à entrer en relation avec les autres et à remettre en question les demandes qui lui sont faites;
  • Réalisations concrètes démontrées dans l’utilisation d’outils informatiques tels que l’utilisation de la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ou autres logiciels de gestion;
  • Maîtrise fonctionnelle du Français et de l’Anglais (le bilinguisme constitue cependant un atout).

Qualités personnelles recherchées

  • Préférence pour le travail d’équipe et la collaboration avec une équipe multidisciplinaire;
  • Entregent, forte personnalité, sens des responsabilités et grande autonomie sont des qualités essentielles pour ce poste;
  • Grand sens de l’organisation et habileté démontrée dans la gestion des priorités;
  • Avoir une bonne capacité à gérer son stress et un bon sens de la planification;
  • Excellent sens de la relation client / fournisseur et habileté dans les relations interpersonnelles.

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