Secrétaire / Réceptionniste
- Ville : Varennes
- Secteur d’activité : Administration
- Type d’emploi : Permanent à temps complet
Description
Le titulaire du poste est principalement responsable de répondre au téléphone, d’accueillir les visiteurs et de diriger tant les appels que les visiteurs à l’endroit ou à la personne recherchée. Il est responsable de transmettre des documents divers sous quelque forme que ce soit. Le titulaire peut être appelé à rédiger, à partir de modèles, différentes communications à transmettre aux clients, manufacturiers ou employés, à préparer des documents pour les envois massifs, en plus d’offrir le soutien administratif à l’ensemble du personnel. Il maintient une interaction avec tous les autres employés de l’entreprise.
Responsabilités
Liste des principales responsabilités :
- Recevoir et transférer les appels téléphoniques (+/- 35 appels par jour);
- Accueillir les visiteurs et les diriger selon les demandes;
- Préparer et assurer les envois de courrier transmis tant par la poste régulière que par messagerie;
- Supporter les coordonnatrices aux ventes;
- Réaliser l’ensemble des tâches cléricales requises telles que la préparation de correspondance à partir de lettres type, mise à jour de documents et de formulaires, vérification de commandes, envoi de courrier de masse et autres activités de même nature;
- Maintenir à jour la liste téléphonique des employés;
- Coordonner le programme de prêt de chaises en collaboration avec les différents intervenants;
- Assurer la gestion des réservations des salles de conférence;
- Maintenir son inventaire de papeterie à jour et commander lorsque requis;
- Accorder du support au département des ventes (lorsque requis);
- Facturation de l’entrepôt;
- Responsable de la gestion de la matériauthèque.
Diplôme / formation générale requise :
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, bureautique ou l’équivalent.
Expérience précise requise :
- Expérience de travail pertinente acquise dans un environnement corporatif.
Qualités personnelles recherchées :
- Discrétion, entregent, autonomie, polyvalence et débrouillardise;
- Habileté à faire face à des situations imprévues et à garder le contrôle lors de situations d’urgence ou complexes.
