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Secrétaire / Réceptionniste

  • Ville : Varennes
  • Secteur d’activité : Administration
  • Type d’emploi : Permanent à temps complet

Description

Le titulaire du poste est principalement responsable de répondre au téléphone, d’accueillir les visiteurs et de diriger tant les appels que les visiteurs à l’endroit ou à la personne recherchée. Il est responsable de transmettre des documents divers sous quelque forme que ce soit. Le titulaire peut être appelé à rédiger, à partir de modèles, différentes communications à transmettre aux clients, manufacturiers ou employés, à préparer des documents pour les envois massifs, en plus d’offrir le soutien administratif à l’ensemble du personnel. Il maintient une interaction avec tous les autres employés de l’entreprise.

Responsabilités

Liste des principales responsabilités :

  • Recevoir et transférer les appels téléphoniques (+/- 35 appels par jour);
  • Accueillir les visiteurs et les diriger selon les demandes;
  • Préparer et assurer les envois de courrier transmis tant par la poste régulière que par messagerie;
  • Supporter les coordonnatrices aux ventes;
  • Réaliser l’ensemble des tâches cléricales requises telles que la préparation de correspondance à partir de lettres type, mise à jour de documents et de formulaires, vérification de commandes, envoi de courrier de masse et autres activités de même nature;
  • Maintenir à jour la liste téléphonique des employés;
  • Coordonner le programme de prêt de chaises en collaboration avec les différents intervenants;
  • Assurer la gestion des réservations des salles de conférence;
  • Maintenir son inventaire de papeterie à jour et commander lorsque requis;
  • Accorder du support au département des ventes (lorsque requis);
  • Facturation de l’entrepôt;
  • Responsable de la gestion de la matériauthèque.

Diplôme / formation générale requise :

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, bureautique ou l’équivalent.

Expérience précise requise :

  • Expérience de travail pertinente acquise dans un environnement corporatif.

Qualités personnelles recherchées :

  • Discrétion, entregent, autonomie, polyvalence et débrouillardise;
  • Habileté à faire face à des situations imprévues et à garder le contrôle lors de situations d’urgence ou complexes.

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