• Ville : Varennes
  • Secteur d’activité : Administration
  • Type d’emploi : Permanent à temps complet

Description

Relevant des propriétaires de l’entreprise, la personne en poste sera responsable de la gestion administrative du bureau des deux principaux dirigeants de l’organisation. Pour ce faire, le titulaire de ce poste devra gérer de façon optimale l’agenda ainsi que toutes les correspondances des deux gestionnaires en fonction des priorités à court et long terme établies avec ces derniers. Les principales responsabilités associées à ce poste incluront les communications quotidiennes avec tous les membres de l’équipe de gestion et en fonction des objectifs et/ou tâches à accomplir qui seront déterminés par les deux associés. Grâce à de solides habiletés de communication, l’adjoint à la direction saura obtenir la collaboration des gens avec qui il devra interagir sur une base quotidienne en démontrant une compréhension approfondie de leurs réalités et des priorités.

Responsabilités

  • Gestion de l’agenda des deux principaux dirigeants de l’entreprise en fonction des priorités établies ainsi que les objectifs à court, moyen et long terme;
  • Réaliser les tâches et suivis nécessaires en fonction de la planification des deux principaux dirigeants de l’entreprise;
  • Filtrer et prioriser tous les appels téléphoniques, les correspondances (papier, courriel etc.) et les requêtes adressées aux deux associés;
  • Planifier et céduler les différents évènements rattachés aux calendriers des deux principaux dirigeants;
  • Assister les réunions du comité de gestion en rédigeant les minutes et en assurer le suivi;
  • S’assurer de planifier et de préparer adéquatement les réunions du comité de gestion ainsi que toute autre rencontres entre l’équipe de direction et des deux principaux gestionnaires de l’entreprise;
  • Effectuer la rédaction de différents documents officiels autant en français qu’en anglais et en coordonner la distribution lorsque nécessaire;
  • Supporter les deux principaux dirigeants de l’organisation dans la préparation de différentes présentations / allocutions qu’ils doivent réaliser;
  • Mettre en place et/ou optimiser les systèmes de classement numérique et papier des deux principaux dirigeants;
  • Organiser, planifier et céduler les voyages ainsi que les déplacements des deux principaux dirigeants;
  • Réaliser de façon autonome et professionnelle les tâches et projets qui lui sont directement confiés;
  • Préparer les comptes de dépenses en y incluant les pièces justificatives nécessaires;
  • Procéder à la traduction (français / anglais) de documents lorsque nécessaires;
  • Réaliser le travail général de bureau ainsi que le soutien administratif;
  • Organiser et planifier les rencontres du développement des affaires ainsi que la gestion du système Salesforce;
  • Réaliser toutes activités connexes que le titulaire du poste est raisonnablement en mesure d’accomplir.

 

Diplôme / formation générale requise :

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en bureautique, en secrétariat ou tout autre domaine pertinent ou expérience équivalente.

 

Expérience précise requise :

  • 8 à 10 ans d’expérience dans un poste similaire en soutien à la haute direction;
  • Expérience de travail dans un poste similaire en soutien à un président / PDG / DG / VPDG ou membre de la haute direction d’une entreprise.

 

Habiletés manuelles et/ou techniques recherchées :

  • Aptitudes démontrées à gérer directement au moins deux ressources internes provenant de la haute direction;
  • Solides habiletés de communication et de collaboration interpersonnelle;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais;
  • Excellente maîtrise de la grammaire française;
  • Très bonnes habiletés d’organisation et de planification;
  • Réalisations concrètes démontrées dans l’utilisation d’outil informatique tel que la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

 

Qualités personnelles recherchées :

  • Être orienté vers l’action et l’atteinte des résultats;
  • Être reconnu pour son approche structurée, organisée, méthodique et rigoureuse du travail de bureau;
  • Sens marqué pour la gestion des priorités, la flexibilité, la discrétion ainsi que la confidentialité;
  • Sens de l’autonomie et de l’initiative pour réaliser de façon proactive les tâches et projets qui lui seront confiés;
  • Préférence pour la collaboration avec une équipe multidisciplinaire.

Intéressé par le poste de Adjointe exécutive?

Veuillez remplir le formulaire suivant.

Candidature spontanée

Aucun appel de candidatures en cours de publication ne correspond à vos intérêts professionnels ? Faites-vous connaître en déposant une candidature spontanée !
  • Qui êtes-vous

  • Parlez-nous de vous...

  • Types de fichiers acceptés : pdf, doc, docx, Taille max. des fichiers : 300 MB.
  • Types de fichiers acceptés : pdf, doc, docx, Taille max. des fichiers : 300 MB.
  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.