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Adjoint(e) à la direction du marketing et développement des affaires

  • Ville : Boisbriand
  • Secteur d’activité : Ventes
  • Type d’emploi : Permanent à temps complet

Description

Relevant de la Directrice marketing et développement des affaires, l’adjoint(e) administratif(ve) assistera la directrice dans les tâches administratives liées à la gestion et l’optimisation des services de marketing et la mise en œuvre de projets spéciaux en travaillant en collaboration avec toute l’équipe à titre de soutien administratif. Le titulaire de ce poste devra aussi gérer de façon optimale et proactive l’agenda ainsi que les correspondances de la directrice marketing et développement des affaires en fonction des priorités à court, moyen et long terme.

Responsabilités

Liste des principales responsabilités de la fonction :

Tâches administratives
• Gestion de l’agenda de la directrice marketing et développement des affaires;
• Filtrer et prioriser tous les appels téléphoniques, les correspondances et les requêtes adressés à la directrice marketing et développement des affaires (message vocale, gestion des courriels etc.)
• Organiser et planifier les déplacements, voyages et la participation aux divers évènements de la directrice marketing et développement des affaires;
• S’occuper de la traduction (français / anglais) de documents lorsque nécessaire;
• Effectuer les suivis mensuels concernant les comptes de dépenses de l’équipe marketing et développement;
• Collaborer à la mise en œuvre du plan marketing et développement des affaires et effectuer le suivi des activités;
• Assurer un soutien administratif auprès des membres de l’équipe marketing et développement des affaires;
• Assurer un suivi au niveau des postes budgétaires du plan marketing & développement des affaires.

Tâches administratives développement des affaires
• Effectuer les suivis mensuels concernant les prévisions de développement ;
• Organiser, planifier et parfois participer aux rencontres de marketing et de développement des affaires;
• Gérer la logistique de ces réunions: réservation de salles, convocations, invitations, logistique des repas, ordre du jour, procès-verbal, envoi de documents, suivi, rapports, évaluation, etc.
• Rédaction des procès-verbaux lors des réunions et en assurer les suivis;
• Assister aux offres de services budgétaires au besoin;
• Implication au niveau de la gestion des différentes adhésions et associations pour le développement des affaires;
• Implication au niveau des suivis suite aux évènements réseautage.

Tâches marketing
• Responsable de la coordination de tous les projets marketing avec les divers consultants;
• Coordonner la production de matériel promotionnel ou autre pour le site Internet et son blog;
• Coordonner les séances photos avec nos clients;
• Participer, planifier et coordonner les événements spéciaux ponctuels reliés au marketing et développement des affaires et ce dans les différents bureaux de Groupe Focus;
• Assurer de la conformité des documents qui sont présentés à nos clients et fournisseurs;
• Réaliser toutes activités connexes que le titulaire du poste est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Compétences recherchées
• Très fortes habiletés d’organisation et de planification;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit) et fortes habiletés rédactionnelles;
• Rigueur, souci du détail, discrétion et sens des responsabilités;
• Créativité, débrouillardise et sens de l’initiative;
• Avoir une bonne gestion des priorités et bon sens de l’organisation;
• Solides habiletés de communication et de collaboration interpersonnelle;
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément, sous pression et dans des délais serrés;
• Réalisations concrètes démontrées dans l’utilisation d’outil informatique tel que la suite Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Qualités personnelles recherchées
• Être reconnu pour son approche structurée, organisée, méthodique et rigoureuse du travail de bureau;
• Sens de l’autonomie et de l’initiative pour réaliser de façon proactive les tâches et projets qui lui seront confiés;
• Sens marqué pour la gestion des priorités, la flexibilité, la discrétion ainsi que la confidentialité;
• Préférence pour la collaboration avec une équipe multidisciplinaire.

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